档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）

一、档案整理几个概念

（一）档案整理定义：在你的印象中整理档案是不是就是意味着好找、整齐。其实档案整理应以维护历史原貌为宗旨。档案整理理论是现代档案学理论体系的一个重要组成部分。在档案实践中，零散形成的文件只有经过档案整理的过程，建立起它们之间的历史联系，才能成为真正的档案。档案整理既是一个过程，又是一个体系。

一个成熟的理论体系应当拥有四个层次，即：实践理论、应用理论、基础理论和理论内核.。从档案整理的实践的角度说，档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。从基础理论的角度看，档案整理是利用文件实体及其历史联系的记录来记录历史的过程。这里，有必要说明历史联系的定义。经典档案学认为，历史联系来源于档案与文件之间的一维关系;而现代档案学认为，它来源于社会实践。由于档案的历史联系来源于构成档案的文件之间的历史关系，而文件是来源于社会实践的，文件之间的历史关系也就来源于社会实践，所以档案之间的历史联系也来源于社会实践。社会实践不是线性的结构，它是多维的。所以档案整理不应该是像经典档案学一样只注重实体整理，而是应该体现其多维性：即进行虚拟整理。

档案整理是构成档案理论内核的元素，是.富实践性的。因此，档案整理是档案理论内核的实践基础。只有从基础理论的角度认清档案整理，才能更好地指导实践工作。

按照上述所说将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。河南瑞鼎信息技术有限公司档案整理服务依据国家标准、行业标准以及客户要求，为客户提供档案整理服务。

（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存

（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，50px三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》

5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围

（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理

（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

2、以“件”为单位整理。

1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。

2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。

3）以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案.后要装入档案盒内。

4）以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。